Générer de la valeur avec le traitement des factures par l’IA
Lisa Seguin Lisa Seguin
10 mars 5 min

Générer de la valeur avec le traitement des factures par l’IA

Alors que la transformation numérique continue de modifier notre vie personnelle et professionnelle, nous assistons à une conversion inexorable vers les transactions, les contenus et les communications numériques. Les documents numériques remplacent le papier, mais nous les traitons le plus souvent de la même façon qu’auparavant. Le traitement des factures est l’un de ces domaines centrés sur les documents qui a encore un pied dans le passé et un autre dans l’avenir. La façon dont nous traitons les factures, qu’elles soient papier ou numériques, n’a pas fondamentalement changé depuis plus d’un siècle. Mais le changement est en cours.

Dans cet article, nous allons examiner l’état actuel du traitement des factures et comment l’IA peut combler le fossé entre les documents papier ou PDF et les systèmes de comptabilité entièrement numériques d’aujourd’hui.

Sur la piste des documents

Selon un rapport de Billentis publié en 2019 (en anglais), environ 550 milliards de factures sont créées chaque année, dont seulement 55 milliards sont échangées sans support papier. D’ici 2035, le nombre de factures devrait quadrupler. Les factures ne disparaîtront pas de sitôt, et beaucoup d’entre elles seront encore traitées dans un format papier traditionnel.

De nombreuses factures papier sont numérisées avant d’être traitées en vrac, tout comme les factures en format numérique telles que les PDF d’Adobe. Les étapes classiques du traitement des factures doivent alors être appliquées.

Cela nécessite de reconnaître les chiffres sur les formulaires, de les comparer avec ceux des bons de commande, de saisir les valeurs dans les registres comptables et de gérer les exceptions. C’est un travail chronophage qui exige de nombreuses heures de travail et qui peut entraîner des erreurs si un chiffre est mal saisi ou confondu avec un autre.

Dans un monde où les transactions numériques rapides et sans effort sont la norme, le traitement manuel des factures semble presque un anachronisme, une relique pittoresque d’une époque révolue. Même si de nombreux efforts ont été faits pour automatiser le processus, ils ont donné jusqu’à maintenant des résultats plus ou moins satisfaisants.

Premières tentatives de traitement numérique des factures

La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR pour Optical Character Recognition) a toujours été utilisée pour essayer de trouver, de rassembler et de traiter automatiquement les données des factures. L’objectif était que le logiciel reconnaisse les chiffres figurant sur le document, puis effectue les calculs et les évaluations.

Cela aurait peut-être fonctionné, s’il n’y avait pas eu des écueils majeurs. Jusqu’à tout récemment, l’OCR n’était pas assez fiable pour traiter la myriade de polices de caractères utilisées dans des types de factures différents ou pour donner un sens aux caractères rendus illisibles par une numérisation de mauvaise qualité. Des erreurs peuvent donc se glisser, ce qui nécessite la vérification des calculs par un superviseur humain. Cela va à l’encontre de l’objectif de l’exercice : supprimer l’effort humain de l’équation.

Les gabarits à la rescousse

L’absence d’un format de facture universel était l’un des principaux obstacles au traitement numérique des factures dans le passé. Les logiciels avaient peine à gérer ce manque d’uniformité. Ils n’étaient tout simplement pas été assez intelligents pour pouvoir examiner un document, comme le ferait un humain, et déterminer le rôle de chaque colonne et de chaque chiffre, sans savoir au préalable à quoi s’attendre. Jusqu’à présent, cette compréhension contextuelle n’était pas possible.

Quelle était la solution ? Il fallait fournir au logiciel des exemples d’un modèle de facture en marquant chaque zone du document manuellement à l’écran. Le logiciel reconnaîtrait alors chaque élément d’un tel modèle et le traiterait en conséquence.

Toutefois, chaque organisation peut traiter avec d’innombrables entreprises, chacune utilisant son propre modèle de facture. Chacun de ces modèles devrait être saisi dans le système pour que le format soit reconnu. Il a donc fallu créer une nouvelle charge de travail pour soutenir un système qui, une fois encore, est censé réduire le travail humain.

L’IA fait une percée

Les progrès de l’IA signifient que les logiciels sont désormais suffisamment intelligents pour jouer enfin un rôle vraiment utile dans le traitement des factures. Les systèmes d’IA peuvent être configurés facilement et rapidement par les administrateurs, sans programmation, pour extraire de l’information de n’importe quel document, ce qui permet aux utilisateurs de traiter une plus grande quantité et une plus grande variété de formulaires en beaucoup moins de temps.

Ces systèmes d’IA aident l’utilisateur à extraire les données des documents et, au fil du temps, leur précision s’améliore constamment grâce aux commentaires des utilisateurs, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Une bonne nouvelle pour le personnel comptable souvent débordé !

Découvrez Document Intelligence d’Element AI

Document Intelligence d’Element AI rend enfin le traitement des factures plus intelligent et plus simple. Comme le personnel n’est plus impliqué dans ce processus long et fastidieux, il peut mettre son intelligence à profit et effectuer des tâches de plus grande valeur qui font progresser l’entreprise.