Comment l’IA peut révolutionner votre processus de rapprochement des factures
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4 octobre 6 min

Comment l’IA peut révolutionner votre processus de rapprochement des factures

De toutes les tâches comptables auxquelles sont confrontés les détaillants et autres entreprises, le rapprochement des factures peut être l’une des plus laborieuses et des plus longues. Comparer les paiements avec les factures correspondantes, et les traiter peut s’avérer une tâche manuelle onéreuse et source d’erreurs pour les comptables. Toutefois, les progrès récents de l’IA en comptabilité peuvent alléger la charge de travail.

Mais avant d’examiner comment les machines peuvent faciliter la vie du personnel de la comptabilité, examinons la façon traditionnelle de faire les choses, pour avoir une idée du contraste.

Rapprocher les factures à la main

Le rapprochement manuel des factures vous oblige à comparer deux documents ou plus, par exemple, une facture et un relevé de compte, pour vérifier que le montant payé est le même que le montant dû.

Pour ce faire, la personne qui traite la facture doit la passer en revue, ainsi que le relevé de compte bancaire, ligne par ligne, pour vérifier que tout correspond et que toutes les sommes s’additionnent. L’information est ensuite entrée dans le grand livre général de l’organisation. S’il y a des divergences entre la facture et le paiement, le bénéficiaire contactera l’autre partie pour résoudre le problème.

De nombreuses entreprises traitent de gros volumes de factures, dont certaines présentent un degré élevé de complexité, comme les différents articles ou services énumérés. Des erreurs de saisie manuelle peuvent facilement se produire, telles que des nombres transposés, des calculs inexacts ou de simples erreurs de frappe. Le personnel de la comptabilité peut devenir fatigué, ennuyé ou négligent, comme c’est le cas pour toute personne effectuant un travail répétitif pendant une période prolongée.

Début du traitement machine

Avec l’avènement de la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC), il est devenu possible pour les machines de prendre en charge une partie des tâches laborieuses. Les factures sont numérisées, puis la ROC reconnaît les valeurs dans les documents, comme le montant total payé, les détails du compte du payeur, etc.

Mais la situation est encore loin d’être idéale. Il n’existe pas de format de facture universel, de sorte que pour que leur logiciel fonctionne avec les factures des fournisseurs, les entreprises doivent demander une copie du modèle de facture de chaque fournisseur, qu’elles peuvent ensuite entrer dans leur système – une tâche laborieuse en soi. Et les premiers algorithmes de reconnaissance de caractères ne sont guère infaillibles, surtout lorsqu’il s’agit d’un document mal imprimé, ou d’un chiffre ou caractère souillé ou incomplet qui pourrait être pris pour un autre. Avec cette méthode, le temps qu’il faut pour administrer la saisie numérique des factures et corriger les erreurs qu’elle comporte nuit considérablement à son utilité en tant que technologie permettant de gagner du temps. Cette ère est terminée.

Rapprochement de facture avec l’IA

Aujourd’hui, les progrès de l’IA en comptabilité offrent des solutions plus sophistiquées. Elles peuvent se faire une idée de la structure de la page de la facture et reconnaître et extraire les données sans avoir besoin d’expliquer la mise en page au préalable au moyen d’un modèle.

Un système d’IA saisira des détails tels que le nom et l’adresse de l’acheteur, le nom, l’adresse et les coordonnées bancaires du vendeur, ainsi que des informations sur la facture telles que la date, la taxe et le montant dû. Les contrôles et les calculs sont ensuite effectués et enregistrés – rapidement et avec précision.

Les systèmes d’IA peuvent également appliquer des analyses complexes pour vérifier le respect des contrats. Par exemple, le respect des modalités de paiement négociées, les prix unitaires, les volumes et les remises. Et ils peuvent même trier les factures et les classer par ordre de priorité en fonction de leurs dates d’échéance et d’autres facteurs.

Parce que les systèmes d’IA comptables sont capables d’apprendre, ils peuvent prendre en compte la rétroaction et les corrections humaines et les utiliser pour améliorer le rendement lors du traitement futur des factures. Les systèmes peuvent également analyser les modèles de conformité dans les données sur les fournisseurs et les expéditions, et fournir aux organisations des renseignements qui leur permettent de négocier de meilleures conditions.

Ainsi, ces systèmes peuvent non seulement réduire la charge de travail de la facturation et accroître l’efficacité, mais ils peuvent aussi aider les entreprises à optimiser leurs dépenses de manière plus globale. Vous conviendrez que c’est un assistant très utile pour un comptable.

Un brillant avenir pour la comptabilité

Le rapprochement des factures à l’aide de l’IA peut être une nouvelle méthode puissante et précieuse pour le personnel comptable, mais la supervision humaine demeure la clé du processus. Comme un article de 2019 du Canadian Accountant le mentionne, les comptables ont toujours joué un rôle central comme « gardiens de la confiance », fournissant l’intégrité, la transparence et la responsabilisation qui sont les pierres angulaires de la profession.

Et, comme l’a dit Jon Raphael, CPA, chef de l’innovation chez Deloitte au CPA Insider au Journal of Accountancy : « Nous ne voulons pas que les gens se fient aveuglément à un outil ». Il poursuit : « Les comptables du futur existeront, mais ils sauront interagir avec les machines ».

Après tout, les systèmes d’IA sont des outils – des machines à calculer – et la profession a toujours adopté des appareils qui permettent de gagner du temps et d’améliorer la précision. Pensez aux systèmes d’IA comme une évolution de l’abaque qui est mis de côté au profit de la calculatrice de poche. La sophistication des outils d’un comptable s’est accrue avec le temps, mais ils ont encore besoin de la main d’un comptable pour les manier.